Как правильно делегировать задачи и полномочия

Делегирование Менеджмент

Современный бизнес предъявляет к руководителям и сотрудникам много требований. В настоящее время как никогда стал актуален вопрос эффективного взаимодействия всех подразделений и персонала для достижения необходимого результата. Бизнес в целом стал избавляться от непрофильных действий, появились такие понятия, как аутсорсинг и аутстафинг.

В управлении компании и отделами все больше закрепляются такие понятия, как делегирование задач и делегирование полномочий.  Эффективное использование этих инструментов является одним из критериев успешности. 

В статье мы рассмотрим цели делегирования, основные принципы и ошибки.

Делегирование задачи предполагает передачу работы другому исполнителю. В качестве исполнителя может выступать сотрудник собственного подразделения или персонал смежных служб. Данное мероприятие направлено на правильное и эффективное распределение нагрузки и обязанностей. С помощью данного инструмента руководитель может избавиться от рутинной работы и сосредоточиться на решении перспективных и важных задач.

Руководителю имеет смысл делегировать задачи, если есть понимание, что подчиненный способен к ее выполнению на 70 %, а оставшиеся 30 % находятся в области ближайшего развития.

Цели делегирования

В фокусе

Цели несколько шире, чем кажется на первый взгляд. Очевидным является частичное снятие нагрузки с руководителя. На самом деле, процесс более функционален.

  1. Правильное распределение нагрузки согласно квалификации. Важно, чтобы персонал занимался тем, для чего он был принят в компанию. Руководителя нанимают для управления сотрудниками, принятия решений в сложных ситуациях и мотивации персонала.
  2. Обучение персонала. Это одна из целей делегирования. Важно, чтобы подчиненные получали задачи, которые находятся в области ближайшего развития. Так мы наращиваем их компетентность.
  3. Мотивация персонала. Если мы поручаем важную работу, которую сотрудники ранее не выполняли, это может способствовать росту мотивированности команды за счет вовлеченности и ощущения причастности к процессу. Это один из эффективнейших инструментов нематериальной мотивации.
  4. Подготовка кадрового резерва. Данная пункт вытекает из обучения персонала. При передаче задач мы передаем и часть полномочий, как следствие расширяем поле принятие решений.  С ростом компетентности мы можем передавать больше обязанностей и готовить сотрудников к дальнейшему продвижению по карьерной лестнице.

Основные принципы делегирования

  1. Вместе с делегированием задач должны передаваться и полномочия. У исполнителей должно быть достаточно ресурсов для завершения работы. Причем, это необходимо обозначить сразу в момент передачи, избежав лишних обращений и повысив уровень ответственности. При необходимости можно задать критерий обращения.
  2. Ответственность за выполнение остается на руководителе.
  3. При делегировании необходимо убедиться, что исполнитель сможет выполнить задачу. Проверить правильность ее понимания. Для более детальной проработки можно обсудить шаги выполнения.
  4. Обязательно установить точки контроля.

В зависимости от уровня развития персонала и степени сложности задачи необходимо определить точки контроля, когда вам будут предоставлены отчеты о ходе выполнения работы. С ростом компетентности количество точек контроля уменьшается.

  • Делегирование должно соответствовать критериям SMART.
  • Если важен способ, как будет выполнена работа, это тоже необходимо обсудить.

Следует разделять понятия передачи полномочий и привлечения эксперта для решения задач.

Принципы передачи полномочий

  1. Определить границы. При передаче полномочий важно определить границы принятия самостоятельных решений и обозначить временные рамки выполнения задачи.
  2. Необходимо оценить способность персонала к выполнению задачи с точки зрения его компетентности и загруженности.
  3. Обязательно составить планы по достижению результатов.
  4. Соблюдать баланс сосредоточения власти.

Решения должны приниматься не только руководителем, но группой. Так можно организовывать эффективную командную работу, где каждый будет считать, что его мнение важно и почувствовать себя причастным к общему результату.

Ошибки и проблемы делегирования

Смятый лист
  1. Есть желание сделать все самостоятельно. 70 % управленцев считают, что лучше дело сделать самому. На это есть как психологические, так и рациональные объяснения. Этот подход часто встречается у амбициозных и активных руководителей. При самостоятельном выполнении действительно проще предсказать результат деятельности. На самом деле, задача управленца организовать процесс так, чтобы на выходе был качественный результат.  Если нет готовности к этому, необходимо или обучить персонал, или уволить. Если этого не сделать, вы рискуете застрять в рутинной деятельности и остановиться в развитии.
  2. Передача задачи без полномочий. Важно обеспечить исполнителей всеми ресурсами для достижения заданной цели. Это позволит не только выполнить рутинную работу, но и принимать решения.
  3. Передавать не на основании функционала, а на основании – нравится или нет. Часто встречаются такие случаи, когда передается некоторая работа, о которой руководитель сам не имеет полного представления, как ее выполнить. В этом случае цель звучит как-то пространно и непонятно, на конкретизирующие вопросы подчиненного нет ясного ответа. Важно распознать этот момент и осознанно принять решение, должна работа быть передана или нет.
  4. У персонала нет понимания по процессу выполнения и конечному результату деятельности. При таком формате делегирования процесс выполнения закончится, не успев начаться.
  5. Сопротивление персонала. Часто персонал не хочет принимать ответственность, так как есть опасения за наказание в случае просчета. Необходимо подробно объяснить, что должно быть сделано.  Чем точнее формируется необходимый результат, тем меньше сопротивления будет оказано со стороны исполнителей.

За руководителем остаются следующие процессы:

  • принятие решений, связанных с высоким риском;
  • стратегические решения, влияющие на положение компании и развитие отдела;
  • конфиденциальные данные;
  • мотивация персонала;
  • постановка задач компании или отдела, расчет заработной платы.
Оцените статью
Лучшие Топ-10: интересные и необычные списки, рейтинги, идеи и фотоподборки
Добавить комментарий

Adblock
detector